Webデータベースのプリザンターを始めてみよう
皆さんはプリザンターという、Webデータベースをご存知でしょうか？
プリザンター公式サイトへのリンクです。
私は以前、チェーンのコンビニエンス店で店長として勤務していた折に、プリザンターによって作業時間が減り、仕事の仕方まで変わる機会がありました。
オーナーがプリザンターの導入を決めた時には、「またおかしなこと始めたな」くらいにしか思っていませんでしたが、使い始めてしばらくすると、あっさりと考えを改めることになりました。
このページでは私がプリザンターの使い方をご紹介し、私もより良い使い方を学んでいく機会にしたいと考えています。皆さんもプリザンターを使って、効率的でスムーズな仕事を始めましょう！
そもそもプリザンターとは
プリザンターとは、オープンソースのWebデータベースです。とだけ言われても、何のことだかよくわからないですよね。
ざっくりとしたイメージとしては、表計算ソフトのエクセルをWeb上で共有するイメージでしょうか。プリザンターはエクセルと同様に、単純にデータリストを作ったりグラフを作ることもできます。そしてマクロのようにアプリケーションを動かすこともでき、拡張性が高く幅広い用途で使うことができます。
クラウド版とダウンロード版がありますが、クラウド版はサーバ設定などをすることなくすぐ使うことができます。アカウント３つまでは無料で使えるため、お試しで使ってみて必要に応じて有料プランに切り替えていくのがベターですね。
サーバとして使えるパソコンがあり、サーバ構築などに詳しい方であればダウンロード版を使う方がいいかもしれません。機能を全て使うことができ、いつまでも無料で使用することができます。
プランについての詳しい内容は、下のリンクから株式会社インプリム様のページで確認してみてください。
ちなみにこのブログでは、クラウドのフリープランを使って勉強している内容をベースに作成しています。
それでは、具体的にどういった用途で使ったらいいかを挙げてみたいと思います。
プリザンターでできること
ここで挙げるものができる全てではありませんが、簡単に用途を挙げてみたいと思います。ご紹介している全てが、Web上でメンバー全員が共有できることをイメージしてみてください。
・日報や報告書の提出
・お客様情報や案件の管理
・申請業務などのオンライン化
・リモートワークでの提出や進捗報告
・従業員さんの勤怠管理
・社内での案内や告知、または交流の場として
ここで挙げている物は、私が実際に行った作業です。他のアプリケーションとの連動を含めれば、ＰＣを使って行う作業の大半はプリザンターでひとまとめにできるのかもしれません。いずれはそういったハイレベルな部分にも取り組んでいきたいですね。
では次に、どのような環境でプリザンターを使うとより効率化できるか、について簡単にご説明したいと思います。
プリザンターを使うとより効率的になりそうな環境
１人で管理している作業や、１台のＰＣを複数人で使っている場合では、プリザンターを使うよりもエクセルの方が効率的かもしれません。同じファイルを複数人で扱うのであれば、最新のファイルがどれかわからない、誰がどこを更新したのかわからないといった問題も起きづらいためです。
ですが複数拠点にまたがっている会社などでは、ファイルをメールで送って情報共有するケースも多いと思います。そうなると新旧のファイル入り乱れ、ファイル整理が仕事であるかのような状態になりがちです。
こういったメールで情報をやり取りしている場合などは、プリザンターで大きく効率化を図れると思います。プリザンターではWEB上のデータベースで情報が一元管理できるため、どこの拠点からでも同じデータを参照し編集することが可能です。そのため複数人でデータを共有したい場合、特に複数拠点で情報共有する場合に真価を発揮します。
メールでのやり取りからプリザンターへ
筆者の場合は日報の提出を義務づけられていましたが、他の系列店にも送付するよう指示を受けていたんですよね。系列店の状況を把握しておく必要があるとのことで、それに関しては同意できることです。
ですが毎日８件もメールで送付されるエクセルファイルを管理するだけで、かなり手がとられていました。正直なところメールからファイルをフォルダに収めきって満足し、開くことすらしなかったことも何度かあります。もしかしたらオーナーも似たような状況だったのかもしれません。だからこそプリザンターの導入を決めたのだと、今となって改めて思います。
実際にプリザンターの導入後には、系列店の日報に目を通す機会がかなり増えました。最新のファイルがどれかわからないといった問題が一気に解決し、他店の日報以外にも目を通す余裕ができています。人間とはゲンキンなもので、面倒だと思うことはなるべく避け、スムーズにできることは進んでやりますよね。筆者自身も以前の仕事方法に反省がありますが、プリザンター導入を決めてくれたオーナーに今更ながら感謝しています。
それではざっくりとではありますが、プリザンターを使った上で感じた特徴を挙げてみたいと思います。
プリザンターの特徴
情報共有がしやすい
まず、私が感じたことが情報共有のしやすさですね。Web上でひとつのデータに対してメンバー全員が閲覧し加筆するため、認識のズレが起きづらいです。
プリザンター導入前はチェーンで用意されたシステムで他店の状況を教えてもらったり、ラインで個別に連絡をとっていました。導入後は、「情報はプリザンターで」とメンバー全員の意識がまとまっていたこともあり、緊急の要件以外は全てプリザンターで事足りる状態になりました。
汎用性が高い
また、汎用性が非常に高いことも特徴的です。エクセルなどの表計算ソフトは多くの用途で使われますが、プリザンターも同様です。Web上でのデータベースであるため、より幅広く使うことができるかもしれません。
「こんな情報を共有したい」と思った時に、すぐに実行に移れるよう数多くのテンプレートが用意されています。さらに扱いたいデータを必要に応じて追加することができるため、仕事内容の細かな変化にも対応することができます。
操作は大体マウスで
コメントの入力などはさすがにマウスだけというのは無理ですが、大体の操作はマウスで完了できます。
一覧に表示する項目を、クリック操作だけで追加できるのは考えていたよりも便利でした。
気軽にブラウザから使える
ブラウザから使用できるため、かなり気軽に使うことができます。
データベースと聞くとやたら重そうな印象がありましたが、オーナーから配布された低スペックノートＰＣ（４万５千円）でもサクサク動作していました。操作に対するレスポンスも良く、遅延はほぼ起こりません。操作性の良さも相まって、とてもスムーズに作業ができます。
プリザンターでちょっと困ったこと
特徴を挙げていたらかなりの文量になってしまいました。ですが、上記のことは全て私が実際に体験したこと、感じたことです。
良いことばかり並んでいますが、実際に困ったこともひとつだけあります。それは、「何から手を付けたらいいかわからない」ことですね。
白紙状態のエクセルを目の前にして、やりたい作業はたくさんあるけどどこから始めよう、と悩んでフリーズ状態になったこと、ありませんか？私は頻繁にありますが、プリザンターを使い始める時にも同じような状態に陥りました。ある程度形ができてくると急に元気になりますが、どういった表を作ろうか悩んでいる間が一番苦しいんですよね。
次回は私が実際に使い始めた手順を紹介し、皆さんがプリザンターを使うための足掛かりになればと思います。
是非プリザンターを使って、効率的でスムーズな仕事を実現してください。
次回記事：
プリザンター公式サイトへのリンクです。
